Come: inoltrare la posta elettronica al tuo account Gmail principale in modo che ora Google lo veda

Dedica del tempo alla configurazione di alcuni filtri e consentirai un'esperienza Google Now molto migliore

Per quanto ci piacerebbe condensare tutte le nostre vite digitali in un solo indirizzo e-mail, non è possibile. E ora con servizi come Google Now che scansiona la nostra casella di posta elettronica per scoprire informazioni pertinenti - come pacchi spediti, voli in arrivo, promemoria di eventi e simili - in altri luoghi, è ancora più problematico quando si hanno dati sparsi su più indirizzi. Google Now diventa più potente ogni settimana con funzionalità aggiuntive, ma solo se hai tutto in arrivo in una casella di posta.

Con un po 'di lavoro da parte tua e alcuni filtri, puoi fornire a Google Now le informazioni di cui ha bisogno in modo da poterle utilizzare al massimo - e non dovrai chiudere tutti gli altri indirizzi email per farlo. Taglia un intervallo di tempo, apri tutti i tuoi account e-mail e lascia che ti mostri come farlo funzionare.

Una situazione difficile

Uso regolarmente due diversi indirizzi e-mail: uno personale utilizzato per quasi tutto e un account Google Apps qui in AC. Sebbene le informazioni più importanti che vorrei che Google Now vedesse le terre nel mio account personale, gli articoli relativi al lavoro non lo fanno. Ciò significa che se ho programmato un viaggio di lavoro con l'atterraggio di informazioni sui voli e sugli hotel nel mio account di lavoro, quando apro Google Now sul mio telefono o browser non sono a conoscenza di tali informazioni imminenti.

Google Now non dispone attualmente di un sistema per il monitoraggio di più account contemporaneamente, quindi l'unica opzione è inoltrare la posta dal tuo account secondario all'account Gmail principale che Google Now è impostato per utilizzare.

Ora, ovviamente, il modo più semplice per farlo è inoltrare manualmente le e-mail di conferma per voli, hotel, pacchetti e riunioni al tuo account Gmail principale. Una volta atterrati lì, è un gioco leale per Google per analizzare ed estrarre informazioni pertinenti, anche se non erano state originariamente inviate a quell'indirizzo. Ma è probabile che non desideri inoltrare manualmente ogni e-mail, quindi devi vederlo seduto nella tua casella di posta e doverlo gestire una seconda volta. Qui entrano in gioco i filtri.

Filtro dei messaggi inoltrati nel tuo account principale

In Gmail, puoi filtrare i messaggi per mittente, parola chiave, oggetto e altro, facilitando la risposta ai messaggi non appena arrivano. Per i nostri usi, vorremmo creare un filtro nella nostra posta in arrivo di Gmail principale per gestire i messaggi inoltrati dagli altri nostri account e metterli in una cartella separata. Per esempio:

Puoi creare filtri inoltrando prima un'e-mail a te stesso e selezionando "filtra messaggi come questi" dal menu "Altro" in Gmail sul Web, oppure puoi iniziare dal menu delle impostazioni e dalla scheda "filtri" (ti consiglio di quest'ultimo). Per i miei usi, ho due filtri impostati per prendere qualsiasi e-mail proveniente dal mio indirizzo e-mail di lavoro ed elaborarlo correttamente. Ho creato sia un filtro che cerca qualsiasi cosa provenga da quell'indirizzo di lavoro, ma anche qualsiasi posta a quell'indirizzo - perché i messaggi generati dai sistemi e inviati alla mia e-mail di lavoro avranno quell'indirizzo nel campo "a:". In entrambi i casi, il resto del filtro è lo stesso: quando arriva l'e-mail, il filtro lo archivia istantaneamente, lo contrassegna come letto, lo mette in una cartella (così posso vedere tutto inoltrato in un unico posto) e non lo invia mai allo spam.

Ora, ogni volta che scelgo di inviare qualcosa su Google Now per vederlo, il mio account Gmail principale lo riceverà e lo archiverà correttamente. La parte migliore di questo sistema è che sebbene tu non lo veda mai, Google Now lo fa perché è da qualche parte nella tua email. Posso ancora visualizzare l'e-mail nel mio account di lavoro e agire su di esso, ovviamente, ma ora Google Now sta acquisendo anche queste informazioni.

Ancora meglio: inoltra automaticamente la posta elettronica dagli altri account

Ora hai un filtro (o una serie di filtri) sul tuo account Gmail principale per gestire i messaggi inoltrati, ma ciò richiede comunque che tu li inoltri manualmente dagli altri account per iniziare le cose. Per automatizzare completamente questo processo, puoi anche impostare filtri sugli altri account che gestiscono l'inoltro. Ora, naturalmente, il sistema di inoltro automatico della posta elettronica è diverso su Outlook, Yahoo, Gmail e tutti gli altri provider di posta elettronica, ma spiegherò il processo in generale, usando Gmail come esempio.

L'email che desideri inviare al tuo account Gmail principale per Google Now di solito rientra in una manciata di categorie: avvisi di spedizione del pacco, conferme di voli e hotel (e modifiche) e cose del genere. Quello che vorrai fare su ogni account secondario è impostare un filtro per inoltrare ciascuno di questi tipi di email al tuo account Gmail principale quando arrivano.

Ad esempio, ho creato dei filtri in modo che quando arriva un'email nella mia casella di posta di lavoro da "[email protected]", l'indirizzo email per le prenotazioni dell'Alaska Air, venga immediatamente inoltrata al mio account Gmail principale. Ecco fatto, il filtro non deve toccare nient'altro e l'e-mail apparirà non letta nella posta in arrivo a cui è stato inviato proprio come prima. (Mentre ci sei, puoi fare in modo che lo stesso filtro faccia cose come non inviare mai quell'e-mail allo spam o avviarlo automaticamente quando arriva.) Fai lo stesso per le conferme via e-mail da Amazon o da qualsiasi altro provider che ti sta inviando e-mail che Google Now potrebbe potenzialmente analizzare una volta inoltrato.

Se la seconda parte del how-to sembra un po 'confusa, è perché è confusa. Ottenere un filtro corretto e impostare gli indirizzi di inoltro automatico non è semplice e potresti dover armeggiare un po 'per farlo funzionare, in particolare se hai più indirizzi e-mail da gestire.

Venendo al punto di partenza

Con entrambi questi tipi di filtri attivi, ecco cosa succede:

1. L'e-mail ipotetica di prenotazione del volo arriva nel tuo account di posta elettronica secondario.
2. Filter lo prende automaticamente e lo inoltra al tuo account Gmail principale.
3. Il filtro su Gmail principale prende l'e-mail, la rimuove dalla posta in arrivo, la archivia ordinatamente nella cartella.
4. Google Now ora può mostrarti la prenotazione del volo, anche se inizialmente non è stata inviata al tuo account Gmail principale.

È molto lavoro da fare solo per consentire a Google Now di estrarre informazioni da più account di posta elettronica, ma finché Google non aggiunge la possibilità di seguire in modo nativo più account, questa è l'unica vera soluzione. Ma una volta che hai allineato questo, sarai in un mondo di e-mail e felicità di Google Now, dove tutto viene inoltrato, viene ricevuto e si presenta proprio dove lo vuoi in ogni momento.