La differenza tra archiviare ed eliminare in Gmail

Scopri cosa fare con tutto ciò che ricevi in ​​Gmail

Per la maggior parte delle persone, Gmail è uno degli strumenti più importanti nella loro vita quotidiana. Il problema è che la maggior parte riceve così tante e-mail che è difficile mantenere organizzata la posta in arrivo e non piena di e-mail casuali e inutili. Gmail offre agli utenti diversi modi per organizzare e ordinare le loro e-mail in diverse cartelle, schede e tag, ma in un momento in cui la ricerca di Google è in grado di scansionare milioni di parole al secondo, perché è necessario impegnarsi così tanto per mantenere organizzata Gmail? Fortunatamente, Gmail ha uno strumento di archiviazione che ti aiuterà a ripulire l'interfaccia senza farti passare diversi giorni a collocare ogni email in una cartella distinta.

Che cos'è l'archiviazione?

L'atto di archiviare un'e-mail in Gmail la sta prendendo e inserendola in una cartella in cui continuerà a esistere ma non ingombrerà più la tua casella di posta. La parte migliore di questo è che sarà ancora accessibile in futuro, se necessario. Gmail gestisce questa attività in modo fantastico in quanto consente agli utenti di archiviare rapidamente e facilmente le loro e-mail.

Che cos'è l'eliminazione?

Quando decidi di eliminare un'e-mail, questa viene inviata a una cartella cestino. Questa cartella funge da backup nel caso in cui non intendessi eliminare effettivamente un'e-mail. Alcune persone usano anche la cartella cestino come spazio di dumping per le e-mail che non considerano abbastanza importanti da avere nella loro posta in arrivo. Il problema è che Gmail elimina automaticamente la posta inserita nel cestino dopo 30 giorni. Quindi, mentre usi la cartella cestino come strumento per ripulire la tua casella di posta potrebbe sembrare una buona idea, sappi solo che probabilmente perderai un'email che potresti aver bisogno in futuro.

Perché dovresti archiviare le tue e-mail

Supponi di avere una conversazione con qualcuno e di scambiare informazioni come un indirizzo o un numero di telefono. In quel momento sei in grado di annotare o salvare tutto ciò che è necessario, quindi decidi di eliminare la conversazione in quanto non vedi un punto per farla ingombra più nella posta in arrivo.

Ora immagina un po 'di tempo in cui non avresti mai avuto bisogno di guardare indietro a quella conversazione o recuperare informazioni da quelle e-mail, ma per qualche motivo, ora lo fai. Se hai eliminato il thread e-mail, non saresti in grado di guardare indietro e trovare facilmente quello che stai cercando. Se archivi un'e-mail, non dovrai più vederla nella tua casella di posta, ma avrai anche la tranquillità di sapere che, se necessario, una rapida ricerca ti riporterà.

Inoltre, tutte le e-mail archiviate si trovano nella cartella "Tutti i messaggi" che si trova nel riquadro di navigazione. Le e-mail non vengono organizzate una volta archiviate, ma se è necessario accedere rapidamente a un'e-mail archiviata di recente, sarà vicino alla parte superiore dell'elenco.

Come archiviare un'e-mail in Gmail su Android

Esistono tre modi semplici e veloci per archiviare le tue e-mail. Due di questi metodi sono per l'archiviazione di singole e-mail e il terzo è un modo per selezionare più e-mail e archiviarle per un uso successivo.

Il modo più rapido, semplice e incline agli incidenti di archiviare un'e-mail è di trascinarla via mentre si guarda la vista elenco di tutte le e-mail nella posta in arrivo. Poiché la maggior parte degli utenti Android è abituata ad accedere al cassetto di navigazione dallo scorrimento dal bordo sinistro dello schermo, è facile inviare accidentalmente e-mail per l'archiviazione. Fortunatamente, subito dopo aver trascinato via un'e-mail, Gmail ti consente di annullare l'azione semplicemente premendo un pulsante Annulla che appare per diversi istanti dopo l'archiviazione.

Nelle impostazioni di Gmail puoi disattivare rapidamente questa funzione se lo fai molto in caso di incidente o se non hai bisogno della funzione. Per fare ciò, apri il cassetto di navigazione, scorri verso il basso fino a dove si trovano le impostazioni, inserisci le impostazioni generali, e l'opzione seconda dall'alto ti darà la possibilità di attivare o disattivare "scorrere per archiviare".

Il secondo modo per archiviare un'e-mail è durante la visualizzazione di un singolo thread di messaggi. Una volta terminata la lettura del contenuto di un'e-mail, vengono visualizzate diverse opzioni sulla barra delle applicazioni. Una delle icone multiple che ti aspetta è quella che sembra essere una scatola con una freccia che punta verso il basso. Questo è il pulsante di archiviazione. Se lo selezioni mentre visualizzi l'e-mail, verrai rimandato alla tua casella di posta e uno stato apparirà nella parte inferiore dello schermo per alcuni secondi per comunicarti che l'email è stata archiviata. Se non intendevi archiviare un'e-mail, di nuovo c'è un pulsante Annulla che puoi selezionare per riportare l'e-mail nella posizione originale.

Infine, se stai esaminando la tua casella di posta e decidi che è il momento di ripulirla, l'ultimo metodo renderà questo veloce e facile da fare. Mentre guardi la tua casella di posta nella visualizzazione elenco, puoi fare clic sull'immagine del mittente (normalmente una casella colorata con la prima lettera del nome del mittente al suo interno) o premere a lungo su un'e-mail per selezionarla.

Continua il processo di selezione di più e-mail e una volta selezionato tutto ciò che desideri archiviato, fai clic sulla stessa icona della casella con la freccia rivolta verso il basso che si trova nella barra delle applicazioni. Proprio come l'ultimo metodo, subito dopo l'archiviazione delle e-mail, verrà visualizzato uno stato nella parte inferiore dello schermo che ti informa che stai archiviando numerose e-mail e ti dà la possibilità di annullare l'azione.

Se sei mai preoccupato di poter archiviare o eliminare accidentalmente e-mail con uno dei metodi di cui sopra, Gmail ti consente di attivare una funzione che aggiunge un altro passaggio all'archiviazione o all'eliminazione di e-mail. Questa autorizzazione aggiunge una finestra di dialogo pop-up che appare quando si tenta di eliminare o archiviare un'e-mail che chiederà una conferma che si desidera effettivamente completare l'azione scelta.

Per attivarlo, apri il riquadro di navigazione, scorri verso il basso fino alle impostazioni, seleziona le impostazioni generali e nella parte inferiore del menu ci sono due caselle di controllo per abilitare la conferma prima dell'eliminazione e dell'archiviazione.

Con questa nuova conoscenza dell'archiviazione e dell'eliminazione, la posta in arrivo di Gmail verrà ripulita e funzionante in modo più efficiente, senza mai sbarazzarsi delle informazioni di cui potresti aver bisogno un giorno.